Як правильно організувати масовий захід? Основна помилка організаторів.

З появою ідеї, який захід організувати (особливо, якщо Ви хочете організувати масовий захід), виникає питання: "Як це зробити?". Про це нам розповість Яна Матвійчук - генеральний директор компанії http://arenacs.com.ua.

Якщо мова йде про масовий захід, від 1000 осіб, то найголовніший момент - це розрахунок ризиків. Організовуючи невеликі заходи можна ризикнути, але при організації великих заходів і особливо вечірок, потрібно все ретельно розписати і прорахувати. Вечірки небезпечні невід'ємною змінною, без якої не обходиться жоден розважальний захід, а саме алкоголем. Алкоголь - річ, яка збільшує ймовірність того, що щось піде не так.

Основна помилки організаторів - це відсутність планування витрат і бюджету заходу.

Скільки разів бачив, та й раніше сам робив так: берешся за захід без будь-якого плану, без розрахунків, без грошової подушки - на авось! І ти не припускаєш, ти й гадки не маєш скільки заробиш або скільки залишишся винен, саме тому незрозуміло як чинити - розслабитися або працювати, що є сили. Не розуміючи на якому етапі знаходишся, неможливо зрозуміти добре все йде чи погано - саме це найголовніша хвороба і стрес організаторів - невідомість.

Спочатку це азартно, але з черговою невдачею після напружених місяців починає набридати. Рішення - це розрахунок всіх доходів, витрат, складання бюджету заходу, рекламного бюджету заходу, щоб кожна копієчка була на поличці. Тоді не буде незрозуміло куди діваються невраховані десятки і сотні тисяч (так, і таке буває без ведення бюджету вечірки, що на власній шкурі відчули багато людей).

Google Диск - це зручна річ для спільного ведення бюджету при організації великих заходів, де багато змінних доходів і витрат. Тут головне нічого не упустити.

Ще одна порада - аналізуйте минулі заходи по днях підготовки (коли почалися продажі, коли був пік продажів, скільки продажів було кожного дня і так далі. Зрозумівши тенденцію, Ви вже не будете хвилюватися даремно і витрачати зайві сили заздалегідь. При підготовці масового заходу все повинно йти за планом - своєю чергою!