Івент агентство: Що це таке?

Event-агентство - це спеціалізована компанія, яка організовує заходи на замовлення своїх клієнтів. Заходи event-агентств мають невелику тривалість, проходять протягом 1-4 днів для обмеженого кола людей, відомих замовнику, і мають фіксований бюджет, фінансуються замовником / клієнтом. Далі, ми поговоримо про особливості таких компаній і розповість нам про них співробітник одеського івент агентства "Просто Фієста": http://prestofiesta.od.ua/.

Відмінності від інших агентств

Продюсерські компанії організовують власні заходи, де вони виступають ініціатором заходу і забезпечують його фінансування за рахунок продажу квитків або спонсорів.

Event-агентства не проводять свої заходи, а роблять їх з ініціативи клієнта.

BTL-агентства проводять промо-акції, які не є заходами, так як зазвичай проводяться або протягом тривалого часу, або мають широку аудиторію, а також часто проводяться одночасно в різних регіонах.

PR-агентства спеціалізуються на проведенні заходів для спеціальних аудиторій, в основному - журналістів. Основні формати - це прес-конференції, прес-тури та деякі інші.

Структура івент агентства:

• Відділ розвитку (new business) - відповідає за пошук і залучення нових Клієнтів, участь в тендерах замовників;
• Відділ по роботі з клієнтами - це менеджери, що є сполучною ланкою між event-агентством і клієнтом;
• Творчий (креативний) відділ - відповідає за створення концепцій заходу та іншого креативу;
• Виробничий відділ - це дизайнери та фахівці з виробництва (люди, які допомагають втілити народжену в креативному відділі ідею в життя). Менеджери цього відділу замовляють послуги підрядників event-агентства.

У різних агентствах деякі функції можуть поєднуватися всередині одного відділу.

Основні джерела доходу:

1. Комісійні (менеджмент агентства) - це гроші, що сплачуються замовником event-агентству за послуги з організації заходу (це % від загального бюджету заходу);
2. Агентська винагорода (знижка).

Основні послуги event-агентства:

• Підбір та бронювання майданчика;
• Запрошення гостей на захід;
• Організація харчування (замовлення кейтерингу);
• Підбір артистів і розважальних номерів;
• Організаційна логістика - забезпечення транспорту, доставки всіх матеріалів і персоналу на майданчик заходу;
• Декорування приміщень заходу;
• Технічне забезпечення заходу - світло, звук;
• Розробка креативної концепції заходу;
• Виробництво брендованої продукції;
• Підбір та тренінг промо-персоналу для заходу;
• Адміністрування та проведення заходів;
• Підготовка фото і відео-звітів.

Підрядники event-агентства:

1. Майданчики, організації, що надають приміщення в оренду для заходу;
2. Артисти і творчі колективи, шоу-програми;
3. Поліграфічні і виробничі компанії, що забезпечують виробництво декорацій;
4. Прокатні компанії, що надають світло- і звукотехніку в оренду на час заходу;
5. Транспортні компанії;
6. Букінгові агентства.

Основні формати заходів:

• Корпоративне свято (наприклад, день компанії чи бренда);
• Професійне свято (наприклад, день нафтовика);
• Ювілей компанії;
• Корпоративний Новий Рік;
• Корпоративний виїзд на природу;
• Дилерська конференція, з'їзд;
• Виїзна конфернція для партнерів / співробітників;
• Циклова нарада;
• Урочиста церемонія (вручення нагород);
• Тест Драйв;
• Ланч / презентація продукту;
• Тімбілдинг (командоутворюючий захід);
• Заохочувальна поїздка;
• Прес-заходи;
• Приватні свята (ювілей, весілля, день народження);
• Дитячі свята та інші.