Електронний документообіг: основні переваги

Компанія "EDIN" - один із лідерів на ринку систем онлайн обміну електронними документами в Україні, яка пропонує зручні та доступні рішення для ритейлу сверджує, що як тільки мова заходить про бізнес-процеси, на арену виходять гори паперів, підписаних, проштампованих, запакованих в конверти та відправлених вручну. Однотипна механічна робота з документами - це реалії 99 % компаній в Україні. Величезна кількість часу, грошей і людських ресурсів витрачається даремно в той час, як для переходу на цифрові бізнес-процеси в роздрібній торгівлі (ритейлі) готове фактично все - від законодавчої бази до спеціалізованих сервісів, які забезпечують простий і зручний електронний документообіг.

Електронний документообмін: що це таке?

Електронний документообмін являє собою комплекс автоматизованих операцій по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з використанням електронно-цифрового підпису (ЕЦП). Простіше кажучи, в режимі онлайн користувач може отримувати й відправляти, створювати й виправляти, обговорювати та підписувати документацію, а зберігаються документи на безпечних «хмарних» серверах.

Переваги систем електронного документообігу

Системи електронного документообігу (СЕД) значно полегшують діловодство будь-якої організації. Автоматизація дозволяє значно скоротити матеріальні та часові витрати, пов'язані зі створенням, циркуляцією й зберіганням документації. Рутинна робота з паперовою документацією поступово відходить у минуле. У той же час попит на програмне забезпечення, що дозволяє автоматизувати роботу з документами, залишається незмінним.

Автоматизація роботи з документами дотепер залишається одним з найважливіших напрямків сучасного діловодства. Переваги використання систем електронного документообігу оцінили більшість сучасних організацій: починаючи з державних структур, закінчуючи невеликими приватними компаніями. Вони значно спрощують діяльність, пов'язану з рутинною паперовою роботою:

• скорочують часові та матеріальні витрати;
• забезпечують безпеку інформації;
• підтримують прозорість бізнес-процесів.

У більшості керівників вже не виникає питання, навіщо потрібна СЕД. У сучасних компаніях вона стає необхідним елементом ІТ-інфраструктури.

СЕД являє собою спеціалізоване програмне забезпечення, призначене для роботи з неструктурованими документами. Вона дозволяє створювати, змінювати, шукати та передавати будь-яку цифрову документацію. У деяких випадках СЕД може еволюціонувати в ECM-систему (Enterprise content management), яка виконує всі функції СЕД і водночас час володіє технологіями управління інформацією.

Функції електронних систем документообігу

Відповіддю на питання: "Навіщо потрібна СЕД?", можуть служити ті якісні зміни, які система електронного документообігу вносить в більшість процесів роботи з документами. До основних функцій СЕД відносяться:
створення, реєстрація, обробка, передача та зберігання документації;

1. відстеження змін в документах і контроль терміну їх виконання;
2. створення довідників;
3. рух документів, передача прав на їх застосування, рецензування та виправлення;
4. формування звітів;
5. розмежування доступу;
6. контроль версій;
7. автоматизація головних ділянок діловодства;
8. управління засіданнями, нарадами, договорами.

Джерело: edi-n.com.