Як знати ідеальне місце для проведення заходу?

Знайти відповідне місце для проведення заходу, мабуть, одне з найскладніших завдань будь-якого event-менеджера. Згідно з недавнім опитуванням, в якому взяло участь близько 500 професіоналів цієї індустрії, майданчик для події — це найдорожча частина виділеного на нього бюджету. Оскільки майданчики для проведення заходів — це завжди дорого, але дуже значимо, організаторам не зайве дізнатися основні правила, за якими їх варто шукати. Ну а розповість нам про це співробітник UBI Конференц Хол – мережі event-локацій в Києві та під Києвом.

Визначаємося з цілями

Не важливо що ви плануєте: конференцію, корпоратив, весілля, важливо завжди пам'ятати основну мету цього заходу. Це допоможе вибрати місце, яке буде співзвучним з цілями, які ви перед собою ставите. Результати, яких хочете добитися, потребують підтримки з боку самого майданчика.

Перегляньте вже наявні у вашій базі місця

Якщо ви ведете звіти по заходах в якомусь електронному записнику, вже повинна зібратися хороша база місць, в яких заходи пройшли вдало, а в яких — ні. Наприклад, якщо ви знаєте, що на такій-то події відвідувачам вдалося напрацювати корисні контакти, то і місце, яке ви для цього використовували, можна вибрати ще раз. Не соромтеся запитати у замовника, яким має бути місце, щоб майбутнє подія пройшла на "УРА".

Створіть дизайн-план приміщення

Стів Джобс якось сказав:

Інновації та прогрес виникають в просторах, які надихають на взаємодію.

Якщо ключовим аспектом заходу є необхідність спілкування між людьми, потрібно знайти місце, де б гості відчували себе розкуто та вільно взаємодіяли один з одним. Ось кілька інтер'єрних підказок, які допоможуть вам в цій справі:

• Світло. Освітлення може налаштувати подію на потрібний лад або зіпсувати його. Світло допомагає сфокусувати увагу на ключових моментах заходу, наприклад, прожектор в сторону сцени або стенду. Використовуйте для цього кольорове освітлення та світло різної інтенсивності. Підсвітіть потрібні елементи декору.
• Меблі. Коли ви розставляєте меблі, думайте про те, як при такому розсадженні люди спілкуватимуться між собою. Наприклад, якщо ви плануєте захід не в приміщенні, то барні стійки та стільці будуть сприяти постійному переміщенню гостей за ними, а маленькі острівці з сидіннями розташовують до більш інтимних бесід.

Та дизайн-концепція, яку ви виберете, має вплинути на настрій усього заходу. Сьогодні все частіше організатори віддають перевагу мінімалістичному оформленню. Воно дозволяє людям вільніше переміщатися в просторі та взаємодіяти між собою. Це особливо важливо для заходів, які збирають велику кількість відвідувачів.

Спробуйте поставити себе на місце вашого гостя, опинившись в приміщенні, яке ви спроектували. Візуалізують його шлях від входу до виходу. Чи не буде йому при цьому заважати меблі? Якщо простір дозволяє, за допомогою меблів ви також можете приховати недоліки кімнати.

Доступність вибраної вами локації

Це здається очевидним, але розташування місця проведення — ключовий фактор у формуванні позитивного ставлення відвідувачів до майбутньої події. Гості повинні бути сфокусовані на самому заході, а не на тому, як до нього дістатися. Організатори повинні заздалегідь сповістити запрошених як дістатися до місця. Коли вони приїжджають до місця, потрібно бути впевненим, що гості з легкістю знайдуть дорогу на сам захід. Для цього не зайвим буде розвісити покажчики.

Висновки

Дотримання цих нескладних правил допоможе знайти майданчик для заходу, який сподобається і замовнику, і event-менеджеру.