Архів: що потрібно знати?

Як говорим відомий український історик М. Н. Петровський: "Без архіву немає історії, без історії немає прогресу. Архіви - сховища людських знань та досвіду". Історія створення архівів пов'язана з історією виникнення писемності. Для збереження накопичених знань, передачі їх прийдешнім поколінням, документи складалися в спеціальні сховища.

Древні та сучасні архіви

Археологи під час розкопок найдавніших поселень до сих пір знаходять перші сховища інформації. Так, історію давнини нам розповідають глиняні «листи». Грецьке поняття «архів» з'явилося на Русі в десятому столітті. Зберігання документів здійснювалося в кожному відомстві. Багато інформації загинуло під час воєн і частих пожеж.

У сучасному світі архівне зберігання документів узаконено. Крім єдиного державного архіву існують архіви міністерств, відомств, областей, міст і кожної організації. Сучасні технології застосовуються і в архівному збереженні. Інформація дублюється і зберігається в електронному вигляді. Збереження першоджерел, що відображають всі грані історії, завдання величезної важливості.

Як зберігають архівні документи?

При передачі документації на архівне зберігання всі папери ретельно підбирають, об'єднують по тематиці, рокам, найменуваню. Документи можуть лежати на зберіганні десятиліттями, при цьому повинні зберігати первинний зовнішній вигляд. Частина паперів необхідна для поточної роботи, а інші не знадобляться довгий час. Має бути можливість легко знаходити потірібні документи, при цьому уникаючи псування та втрати інформації.

Для таких цілей служать архівні папки. Вони з'явилися в діловодстві завдяки німцям в 1886 році. На сьогоднішній день їх вибір, різновиди та призначення надзвичайно широкі. До речі, в інтернет-магазині https://selectneo.by/product/251, ви безпосереденьо можете придбати архівні папки за досутпною ціною.

Що собою являють архівні папки?

Папки для зберігання архівів обов'язково виконані з міцного картону, що оберігає документи від застрягання, пошкоджень та псування. Картон обклеєний коленкором або вінілом. На обкладинці та корінці заповнюється інформація про внутрішній зміст, що спрощує пошук і систематизацію.

Розміри архівної папки дозволяють зберігати документи від формату аркушів А0 до А5. Ширина корінця, що визначає обсяг збережених документів, складає від 75 до 150 мм.

Кріпильний пристрій дає можливість розкривати папку на 180 градусів, що полегшує пошук документа. Є можливість скопіювати лист, не порушуючи цілісності упаковки.

Розміщення на стелажах і полицях архівних папок економить місце і підтримує акуратний вигляд сховища.

Робота архіву

В основі роботи архіву лежить порядок і системність. Єдиний порядок встановлюється інструкцією, положенням по організації. Визначають терміни зберігання документів. Документація з терміном зберігання до 10 років може зберігається в архіві або в структурних підрозділах. По закінченню терміну вона знищується способом без можливості відновлення зі складанням відповідного акту. Документи з великими термінами зберігання здаються в архів.

В організації приймається номенклатура використовуваних документів, що полегшує сортування, облік і зберігання. І, нарешті, архів - це приміщення регламентованого доступу. Управління здійснюється одним або групою працівників. Для збереження паперових носіїв підтримується вологість, температурний та світловий режим.

Рутинна, не завжди динамічна робота по збереженості архівних документів, необхідна в кожній фірмі, компанії. Системність, акуратність, ставлення до документів характеризує організацію з вигідного боку для перевіряючих органів, партнерів і клієнтів.