Переваги електронного архіву

Для зручного доступу та пошуку необхідної інформації багато підприємств створюють електронний архів, який дозволяє розв'язувати проблему наявності величезної кількості паперової документації, брак сховищ та низьку ефективність ручної роботи. Система електронного архіву сприятиме збільшенню продуктивності роботи підприємства та підвищення його прибутку. Такий тип зберігання даних має масу переваг як для компанії в цілому, так і для її окремих підрозділів і співробітників.

Переваги електронного архіву

Якщо говорити коротко, то вся інформація про діяльність організації буде зібрана в одному місці — в архівній компанії. Плюс на це не потрібно витрачати додаткові кошти, а пошук потрібного документа займе лічені хвилини. Однак варто розглянути окремі переваги таких архівів:

• для співробітників організації — простий пошук інформації, доступ до різних документів, створення копій і вибірок, аналіз комплектності паперів, успішна взаємодія з іншими користувачами в режимі реального часу;
• для компанії — миттєва підготовка відповіді на запити офіційних органів, спрощення ведення архіву, впорядковане та надійно захищене зберігання документації протягом необмеженого терміну;
• для бухгалтерії — вільний доступ до договорів, актів звірки, можливість формування звітів для податкових органів, реєстрів договорів, настройки сповіщень при надходженні нових документів і багато іншого;
• для юридичного відділу — пошук оригіналу договору та отримання пов'язаних з ним документів, формування добірок, контроль над статусом договірних документів та ін.;
• для відділу логістики — пошук, обробка й отримання потрібних документів (декларацій, шляхових листів, накладних, звітів експедиторів);
• для виробничого відділу — запит інформації про технологічних картах, виробничих специфікацій, сертифікатів, ліцензій, контроль над термінами їх дії.

Електронний архів зробить рутинну роботу з пошуку та відбору необхідних документів значно швидшою, простішою та ефективнішою. Ну а спеціально розроблені для користувача програми з інтуїтивно зрозумілим і зручним інтерфейсом допоможуть забезпечити оперативний доступ до інформації архіву.