Автоматизація бухгалтерського обліку в будівництві: що потрібно знати?

Налагоджений бухгалтерський облік в будівництві — один з основоположних стовпів підприємства. Застосування інформаційних технологій в цій сфері — це навіть не питання зручності виробничих процесів, а один із способів виживання на нестабільному ринку. Головне, щоб після застосувань найостанніших розробок не повторилася одна відома історія, коли директор заводу скаржився, що до автоматизації бухгалтерських процесів у нього працювало десяток бухгалтерів, з рахунками і електричними калькуляторами. А після введення нових технологій працівників бухгалтерії стало вдвічі більше. Причому всі сидять за комп'ютерами з величезними екранами, а між столами бігає системний адміністратор.

Автоматизація бухгалтерського обліку в будівництві — виправдана необхідність

Для того, щоб автоматизація бухгалтерського обліку стала ефективною, потрібно відійти від сформованого стереотипу, що при покупці будь-якої бухгалтерської програми всі проблеми трудомісткості бухгалтерського обліку залишаться в минулому. Якщо керівництво підприємства не зацікавлене у покращенні якості ведення бухгалтерської звітності, автоматизація цього процесу залишиться дратівливою дорогою іграшкою. Введення на підприємстві автоматизації фінансових процесів, має йти разом з підготовкою персоналу, готового працювати в нових умовах.

Архаїчне ведення бухгалтерського обліку, яке чомусь називають традиційним до 2019 року не часто, але ще зустрічається, особливо в тих місцях, де ще збереглися директора та головні бухгалтери, так званої «радянської економічної школи». Будівельна бухгалтерія — це безліч рутинних процедур, катастрофічно багато паперових бланків і постійний аврал напередодні видачі зарплати і підготовці місячних звітів. Маленька помилка в таких документах призводить до багатогодинних вечорів, а то і нічних годин на роботі і великої втрати нервових клітин.

Бухгалтерська комп'ютерна програма "BAS Будівництво. Бухгалтерія" дозволяє оперативно і без помилок вести фінансові справи підприємства. Автоматизація бухгалтерського обліку не зможе замінити повністю персонал, але зате допоможе скоротити його і поліпшити якісні характеристики працівників бухгалтерії. Керівник отримує можливість, в будь-який момент особисто дізнатися фінансовий стан підприємства, зробити його аналіз і прорахувати перспективи.

Основні вимоги до бухгалтерських програм

Ефективні бухгалтерські програми, повинні бути легкими в навчанні, надійними в експлуатації і мати весь необхідний функціонал для ведення обліку та документообігу. Мінімальні вимоги до програмного забезпечення якісного бухгалтерського обліку складаються з:

• ведення журналу операцій;
• аналітичний облік;
• кількісний облік;
• валютний облік;
• сумісність із застарілим апаратним забезпеченням;
• гнучкість;
• експорт імпорт даних;
• редактор документів;
• робота в мережі;
• захист інформації;
• доступ до архіву документів;
• прийнятна вартість бухгалтерського програмного забезпечення і його супроводу;
• якісна детальна друкована інструкція;
• послуги з навчання персоналу і технічна підтримка програмного забезпечення;
• зрозумілий інтерфейс і система програмної допомоги.

Для повноцінної роботи бухгалтерська система повинна мати доступ до єдиної бази даних з фінансового обліку на підприємстві, і до архівних матеріалів, для отримання будь-якої інформації при запиті. Безпека системи означає захист від зовнішнього проникнення, захист від збоїв і навмисного пошкодження бази даних. Можливість швидкого відновлення даних після збою — ще один показник, для якісної бухгалтерської програми. У цьому сегменті фахівці радять віддавати перевагу досвідченим виробникам, які цінують свою репутацію і мають можливість вчасно проводити оновлення програми і регулярні консультації та ознайомчі семінари.

Що чекають від автоматизації бухгалтерського обліку?

Керівники підприємств від автоматизації бухгалтерського обліку в будівництві чекають підвищення ефективності і якості всіх фінансових служб підприємства:

1. впорядкування отриманої інформації щодо руху фінансових коштів;
2. аналіз інформації на підставі скомпонованих даних;
3. зменшення бухгалтерських помилок, пов'язаних з «людським фактором»;
4. підвищення оперативності в бухгалтерському обліку;
5. зниження матеріальних витрат на бухгалтерське обслуговування;
6. поліпшення робочого графіка бухгалтерських служб.

Якщо хоч один пункт з цього списку не виконаний, отже автоматизація бухгалтерських процесів на підприємстві була виконана непрофесійно і потребує аналізу та способи усунення ситуації. Якщо вчасно не вжити заходів, ситуація з бухгалтерським обслуговуванням підприємства може посилитися. Програмних продуктів для автоматизації бухгалтерського обліку стає все більше, і це з одного боку розвиває якості пропонованого продукту, з іншого боку ускладнює проблему вибору.

Фахівці ринку відзначають консервативність користувачів бухгалтерських програм. Це виражається в тому, що якщо підприємство вже закупило програму певного виробника, то його фінансові служби вважають за краще під неї підлаштовуватися, навіть якщо це спочатку був невдалий вибір і дуже рідко ініціюють перехід на новий програмний продукт. Тому в цій сфері неможливо створення об'єктивного рейтингу. Без застосування програмного продукту на конкретному підприємстві, неможливо зробити висновки про його відповідність очікуванням замовника.